Firma ELDERS foloseste un program standard de consultanta si asistenta in implementarea sistemelor de management in firmele client.
Etapele programului de certificare ISO:
1. Auditul initial in vederea efectuarii unei analize diagnostic a firmei la inceputul proiectului de implementare si certificare ISO:
In aceasta etapa consultantul ELDERS ia primul contact cu firma client. Scopul vizitei este cunosterea situatiei existente in firma unde urmeaza sa se asigure asistenta in implementarea sistemul de management. Consultantul ELDERS prin discutii cu conducerea organizatiei intocmeste un diagnostic ce va constitui punctul de plecare al programului de consultanta.
Ca rezultat al analizei diagnostic, consultantul ELDERS intocmeste un program individual de implementare a standardului in firma dvs.
Fiecare firma fiind unica in felul ei, rolul acestei etape este de a identifica de catre ELDERS caracteristicile particulare ale organizatiei dvs., astfel incat, programul individual de certificare ISO sa corespunda cat mai bine nevoilor dvs.
2. Instruirea conducerii de varf referitor la sistemul de management si programul individual care urmeaza sa fie implementat :
Aceasta etapa presupune prezenta conducerii organizatiei in ideea de a intelege ceea ce se va intampla in firma pe parcursul proiectului de implementare in vederea certificarii ISO acestuia de catre un organism abilitat. Consultantul ELDERS face o prezentare a standardului, a cerintelor acestuia, respectiv a programului individual de implementare.
Elders ofera asistenta in implementarea sistemului de management indiferent de marimea si domeniul de activitate al organizatiei, iar sustinerea proiectului de catre conducerea firmei este absolut necesara, altfel programul riscand sa devina un esec inca inainte de a incepe.
3. Elaborarea documentatiei necesare certificarii ISO:
In vederea certificarii ISO, standardele internationale presupun intocmirea unei documentatii specifice si aplicarea ei in cadrul organizatiei.
In principiu documentatia unui sistem de management este compusa din:
a. Politica organizatiei privind domeniul de aplicare a sistemului de management.
Document care reda tendintele generale dorite de conducerea organizatiei in privinta calitatii produselor/serviciilor, calitatii mediului, sigurantei alimentului etc. Consultantul ELDERS va indruma conducerea organizatiei in vederea stabilirii unei politici care va fi adusa apoi la cunostinta personalului implicat.
b. Manualul sistemului. Majoritatea stadardelor sistemelor de management cer ca firma dvs. sa descrie intr-un document modul in care cerintele standardului, respectiv organizarea sistemului de management, sunt indeplinite. Consultantul ELDERS va intocmi impreuna cu dvs., daca standardul o cere, acest document specific.
c. Procedurile interne. Standardele sistemelor de management, prin cerintele lor, implica existenta in cadrul documentatiei specifice a unor documente din care sa reiasa modul in care o parte din procesele existente in firma se deruleaza. Procedurile sunt acele documente prin care conducerea isi impune punctul de vedere privind ceea ce trebuie facut in procesele din firma. Consultantul ELDERS impreuna cu personalul din firma dvs. va dezvolta procedurile specifice necesare respectarii clauzelor certificarii ISO
.
d. Instructiunile de lucru. Pentru ca activitatile mai complexe sa fie mai usor de inteles de catre personalul din firma este nevoie de o detaliere a modului in care acestea trebuie realizate. Consultantul ELDERS va oferi asistenta personalului din organizatia dvs. ca pentru procesele complexe sa se intocmeasca instructiunile de lucru necesare.
e. Formularele necesare in certificarea ISO. Sunt acele documente folosite de personalul firmei dvs. pentru a culege informatii. Standardele le prezinta ca fiind dovezi ale dezvoltarii proceselor sau inregistrari. Pe baza formularelor completate se poate dovedi conformitatea proceselor ce se desfasoara in firma cu procedurile sau cerintele impuse de conducerea firmei.
Consultantul ELDERS, impreuna cu personalul dvs., va completa formularele necesare certificarii ISO si va va sprijini in intocmirea formelor optime ale acestora.
In aceasta etapa, pe baza experientei, consultantul ELDERS propune imbunatatiri pentru procesele din firma dvs. De asemenea, unde este necesar, consultantul atrage atentia si asupra aspectelor legale care trebuie respectate in procesele de certificare ISO.
ELDERS isi asuma responsabilitatea intocmirii unei documentatii care sa permita firmei dvs. certificarea cu oricare din organismele abilitate existente pe piata romaneasca si internationala.
4. Instruirea personalului privind documentatia sistemului de management si asistenta in implementare
In aceasta etapa consultantul ELDERS, alaturi de reprezentantul managementului numit de dvs. face o prezentare a documentatiei catre personalul care o aplica. Mai mult, in timpul utilizarii documentatiei consultantul va sprijini personalul in ideea de a intelege foarte bine ce se cere de la acesta astfel incat sa poata fi bine respectate cerintele standardului implementat.
5. Auditul intern si pregatirea pentru certificare ISO:
Consultantul ELDERS alaturi de auditorii interni instruiti din firma dvs. va verifica modul in care angajatii dvs. si-au insusit continutul documentatiei, respectiv aplicarea cerintelor standardului in activitatea organizatiei. In urma acestei etape vor rezulta primele concluzii privind modul in care firma isi indeplineste sarcinile specifice in vederea certificarii ISO.
Va rezulta un raport din care vor reiesi ce activitati mai trebuie derulate pentru ca firma sa fie pregatita pentru certificarea ISO. Finalitatea pregatirii pentru certificare o va constitui o sedinta la care vor participa membrii conducerii din organizatia dvs. si in care se vor analiza obiectivele stabilite pe perioada implementarii.
Schema procesului de Implementare a sistemului de management (Certificare ISO) :
